Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии

Делопроизводство в кадровой работе

Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии

Делопроизводство в кадровой работе

Оглавление

[1] Оглавление[2] ВВЕДЕНИЕ[3] 1 ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ[3.1] 1.1 Система документации  в кадровом делопроизводстве[3.2] 1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия[4] 2 ПРАКТИКА ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ РАБОТЕ НА ПРИМЕРЕ ЗАО «ПОЛИГРАФ»[4.1] 2.1 Общая характеристика делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф»[4.2] 2.2 Приказы по личному составу и их регистрация в ЗАО «Полиграф»[4.3] 2.3 Резолюция руководителя[4.4] 2.4 Внесение записей в трудовые книжки. Заполнение личной карточки[5] 3 ОПТИМИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА В КАДРОВОЙ СЛУЖБЕ[6] ЗАКЛЮЧЕНИЕ[7] СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ[8] ПРИЛОЖЕНИЕ 1[9] ПРИЛОЖЕНИЕ 2[10] ПРИЛОЖЕНИЕ 3[11] ПРИЛОЖЕНИЕ 4[12] ПРИЛОЖЕНИЕ 5[13] ПРИЛОЖЕНИЕ 6

ВВЕДЕНИЕ

Особенностью современного трудового права является расширение договорного регулирования трудового отношения. Многие из вопросов, которые раньше решались в централизованном порядке, могут быть предметом рассмотрения коллективного договора, соглашения, трудового договора. Так, ст.

179 ТК РФ определяет конкретный перечень работников, которым предоставляется преимущественное право на оставление на работе при сокращении численности или штата работников, и в то же время указывает, что коллективным договором могут предусматриваться другие категории работников, пользующиеся преимущественным правом на оставление на работе при равной производительности труда и квалификации.

Задачи кадровой службы в настоящее время возросли и в связи с тем, что Трудовой кодекс РФ отнес к источникам трудового права локальные нормативные акты: приказы и иные документы, содержащие нормы трудового права.

Следует иметь в виду, что в случаях, предусмотренных Кодексом, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов должен учитывать мнение представительного органа работников. Всем вышеизложенным объясняется актуальность данной работы.

Целью работы является изучение делопроизводства в кадровой работе.

Задачами работы является

  •  рассмотреть теоретические основы организации делопроизводства в кадровой работы;
  •  изучить организацию делопроизводства в кадровой работе на примере ЗАО «Полиграф;
  •  рассмотреть методы оптимизации организации делопроизводства в кадровой работе ЗАО «Полиграф».

Предметом работы является организация делопроизводства. Объектом работы выступает ЗАО «Полиграф».

1.1 Система документации  в кадровом делопроизводстве

Поступая на работу, гражданин вступает в трудовые отношения с организацией или индивидуальным предпринимателем. м этих отношений являются взаимные трудовые права и обязанности работодателей и работников.

Работодатель обязан предоставить работнику работу, обусловленную трудовым договором, обеспечить условия труда и своевременно выплачивать заработную плату, а работник должен лично выполнять трудовую функцию, определенную трудовым договором, подчиняясь правилам внутреннего трудового распорядка.

Трудовым законодательством предусмотрено документирование отношений между работником и работодателем, а также между лицом, ищущим работу, и работодателем (письменный отказ в приеме на работу). Правильное оформление возникновения, изменения и прекращения трудовых правоотношений важно для каждого работника не только в период работы, но и после увольнения.

Работа с кадрами требует от работодателя решения многих управленческих проблем: подбор персонала, адаптация новых работников, оценка деятельности работников, повышение их квалификации, мотивация труда и др. Управление персоналом также приводит к созданию многочисленных документов.

С учетом сказанного всю кадровую документацию можно разделить на две группы:

  •  документы, связанные с трудовыми отношениями (например, трудовые договоры, приказы по личному составу, личные карточки работников, заявления работников, график отпусков, графики сменности и др.);
  •  документы, связанные с управлением персоналом (планы и отчеты по кадрам; положения о подборе кадров, об адаптации работников, об оценке персонала и др.; анкеты, тесты, профессиограммы, персонограммы и т. п.).

К кадровому делопроизводству традиционно относятся документы, связанные с трудовыми отношениями, большая часть которых необходима для оформления таких процедур, как прием на работу, перевод на другую работу, увольнение, предоставление отпуска, направление в командировку и др.

При документировании трудовых отношений создаются многочисленные организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и другие документы различных видов и разновидностей. Среди этих документов можно выделить две группы:

  •  локальные нормативные акты организации, связанные с трудовыми отношениями;
  •  документы, связанные с учетом и движением кадров.

Локальные нормативные акты – это документы организации, содержащие нормы трудового права (ч. 1 ст. 8 ТК РФ), например правила внутреннего трудового распорядка. Подготовка определенных видов локальных нормативных актов предусмотрена ТК РФ.

Такие документы являются обязательными для применения (например, график отпусков).

Не предусмотренные ТК РФ документы имеют рекомендательный характер и разрабатываются по усмотрению организации (например, положение о структурном подразделении организации).

Ряд предусмотренных ТК РФ локальных нормативных актов должен применяться всеми работодателями, включая индивидуальных предпринимателей. К таким актам относятся: штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, график отпусков, положение об оплате труда, положение о порядке обработки персональных данных работников.

Некоторые предусмотренные ТК РФ локальные нормативные акты обязательны для применения только у тех работодателей, которые имеют соответствующие особенности организации труда и работы с персоналом, например график сменности, положение об аттестации, положение о нормировании труда, положение о вахтовом методе работы, положение об ученичестве, перечень должностей с ненормированным рабочим днем и др.

Документы, связанные с учетом и движением кадров, включают: документы, которые предъявляет работник при приеме на работу, и документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям.

Документы, предъявляемые при приеме на работу, включают:

  •  документы, удостоверяющие личность;
  •  документы, подтверждающие трудовой стаж, опыт работы;
  •  документы, подтверждающие уровень образования и квалификацию;
  •  документы, связанные с государственным пенсионным страхованием;
  •  документы воинского учета;
  •  документы (при необходимости), требующиеся с учетом особенностей будущей работы (например, справка о состоянии здоровья, водительские права и т. п.).

Документы, создаваемые по конкретным кадровым функциям, включают:

  •  договорные документы: трудовые договоры, соглашения сторон, дополнительные соглашения к трудовым договорам, ученические договоры, договоры о полной индивидуальной материальной ответственности, договоры о полной коллективной (бригадной) материальной ответственности;
  •  распорядительные документы: приказы (распоряжения) по личному составу;
  •  информационно­справочные документы: заявления работников, докладные и объяснительные записки, протоколы, акты и др.;
  •  первичные учетные документы: личные карточки работников, табели учета рабочего времени, записки­расчеты при предоставлении отпусков и увольнении.

Одновременно с документами оформляются книги, журналы, карточки, в которых учитываются (регистрируются) составленные в организации документы: книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей в них, книги регистрации трудовых договоров, приказов, личных карточек работников, личных дел и др.

Работа с кадровой документацией не ограничивается только составлением, регистрацией и исполнением документов. Важнейшей составной частью этой работы является формирование исполненных документов в дела для организации их хранения и использования в справочных целях.

Таким образом, кадровое делопроизводство – это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, исполнению, формированию в дела, хранению и использованию кадровой документации.

В настоящее время, после вступления в силу ТК РФ, в кадровом делопроизводстве произошли следующие основные изменения:

  •  перестали быть обязательными некоторые традиционные кадровые документы, долгие годы оформлявшиеся в обязательном порядке (например, заявление о приеме на работу);
  •  появились новые обязательные для работодателя документы (например, документы, закрепляющие порядок работы с персональными данными работников);
  •  увеличилось общее количество обрабатываемых в кадровой службе документов (например, документы при оформлении ежегодного оплачиваемого отпуска);
  •  расширился круг документов, которые должны быть доведены до работника под роспись;
  •  ряд документов, принимаемых работодателем, требует учета мнения представительного органа работников;
  •  кадровая документация должна беспрепятственно предъявляться государственным инспекторам труда при осуществлении ими проверок соблюдения работодателями трудового законодательства.

Оформление кадровой документации продолжает занимать большую часть рабочего времени специалистов служб персонала и нередко доставляет серьезные неприятности при проверках и конфликтных ситуациях. Анализ состояния работы с кадровой документацией в многочисленных современных организациях показывает, что наиболее распространенными ошибками в этой области являются:

  •  отсутствие предусмотренных действующим законодательством (обязательных) документов;
  •  нарушение порядка разработки и ввода в действие документов, содержащих нормы трудового права;
  •  неверное оформление документов, незнание правил придания документам юридической силы;
  •  неправильное документирование управленческих ситуаций, выражающееся в отсутствии необходимых документов или в непонимании, какой вид документа должен подтверждать происходящие события;
  •  организация хранения и уничтожения кадровой документации с грубыми нарушениями правил работы архивов организаций.

Одной из основных задач каждого работодателя в области работы с персоналом является своевременное и правильное ведение кадрового делопроизводства.

1.2 Обязательные кадровые документы, формируемые в кадровой службе предприятия

Учет труда и заработной платы в организации ведется на основании первичных документов, формируемых в кадровой службе. Плохо поставленная работа кадровой службы неминуемо отражается на работе, как бухгалтерии, так и всей организации.

Следствием этого является несвоевременность оплаты труда сотрудников, больничных листов, несвоевременная подготовка документов для представления в государственные социальные органы.

В результате происходит снижение финансовых показателей предприятия в целом.

Соблюдение норм Трудового кодекса Российской Федерации, правильность оформления кадровой документации контролируют как органы Федеральной инспекции труда (Рострудинспекции), так и органы Федеральной налоговой инспекции.

Государственный инспектор может прийти в офис любой организации независимо от формы собственности и потребовать документы, касающиеся кадрового учета, и иные обязательные и имеющиеся в организации внутрифирменные положения и приказы (Федеральный закон от 8 августа 2001 г.

№ 134-ФЗ «О защите прав юридических лиц и индивидуальных предпринимателей при проведении государственного контроля (надзора)»).

Документирование деятельности службы кадров охватывает все процессы, относящиеся к оформлению и обработке кадровой документации по установленным правилам, и решает следующие кадровые управленческие задачи:

  •  организация труда работников;
  •  заключение трудового договора  и прием на работу;
  •  перевод на другую работу;
  •  предоставление работникам отпусков;
  •  поощрение работников;
  •  наложение на работников дисциплинарных взысканий;
  •  аттестация работников;
  •  ведение штатного расписания;
  •  учет использования рабочего времени;
  •  привлечение работников к работе в выходные и нерабочие праздничные дни;
  •  оформление служебных командировок;
  •  прекращение трудового договора и увольнение с работы.

Источник: //refleader.ru/jgebewrnaatyujg.html

Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии | Помощь Юриста

Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии

Акты выбраковывания животных основного стада. Протоколы рассечения трупов животных. 6. Сопроводительные документы для направления материала для исследования в ветеринарную лабораторию. 7.

Выводу ветеринарной лаборатории о результатах исследований патологического материала, кормов, воды, проб сывороток крови, мочи, кала и т.д. 8. Описания животных, подданных исследованию на бруцеллез, туберкулез, лейкоз и другие болезни. 9.

Планы профилактических противоэпизоотических мероприятий, мероприятий профилактики незаразных болезней, планы ликвидации инфекционные, інвазійних болезней, календарные рабочие планы учреждения. 10.Правила внутреннего распорядка и должностные инструкции работников районной больницы.

11.Приказы по районной больнице. Переписка с разными учреждениями, организациями и гражданами 13.Дело участковой ветеринарной больницы.

Ветеринарное делопроизводство

Например, при необходимости обеспечения работников униформой и СИЗ нужно подготовить распоряжение о порядке и сроках их выдачи, каким сотрудникам они необходимы. Документально должны подтверждаться компенсации и льготы за работу в особых условиях: на вредных производствах, ненормированную, ночную и т.

д. Внимание Далее оформляют Положение о кадровом делопроизводстве. В нем отражают список необходимых для работы организации бумаг, порядок их оформления и хранения.
Законодательство не обязывает разрабатывать такое Положение, однако оно существенно облегчит работу кадровикам. На работу в новую организацию сначала принимается директор, затем он набирает остальной персонал.

д. Типовое трудовое соглашение разрабатывается на основании норм ТК РФ.

Вы точно человек?

  • Приказ о назначении ответственного за охрану труда (образец заполнения)
  • Приказ об утверждении инструкций по охране труда
  • Инструкции по охране труда для медицинского персонала
  • Инструкции по охране труда для административного персонала
  • Инструкция по охране труда для пользователя персональных электронно-вычислительным машин
  • Инструкция по охране труда для руководителя медицинской организации
  • Инструкция по охране труда при эксплуатации персональных компьютеров
  • Инструкция по охране труда для кассира
  • Журнал учета выдачи инструкций по охране труда для медицинских работников
  • Журнал учета инструкций по охране труда для медицинских работников
  • Журнал ознакомления с инструкциями по охране труда
  • Положение по охране труда и технике безопасности
  • В.

Ветеринарная отчетность

К необходимым бумагам относятся:

  • распоряжения по личному составу (на прием, перевод и т. д.);
  • кадровые приказы (на отпуска, премии, командировки и т. д.);
  • карточки Т-2;
  • трудовые;
  • соглашения;

В прочие обязательные бумаги входят следующие:

  • штатное расписание;
  • положение по ОТ;
  • журнал регистрации командировок;
  • правила внутреннего распорядка;
  • прочие.

Должностные инструкции и Колдоговор вести не обязательно, однако эти документы есть почти у каждого работодателя. После установления перечня обязательной документации, следует изучить уставные бумаги.
На их основании нужно разработать другие документы. Их перечень зависит от характера деятельности юрлица и особенностей условий труда.

Особенности кадрового делопроизводства

Важно Делопроизводство в медицинских учреждениях включает в себя все основные документы кадрового производства и управления персоналом, среди которых личные дела, номенклатура, нормативно-правовые акты и другие документы.

При ведении кадрового учета необходимо знать порядок заполнения и внесения исправлений в папки документов, какие документы должен предоставить сотрудник при устройстве на работу, а также что должно входить в личное дело каждого работника медицинского учреждения.

Все это мы рассмотрим сегодня в нашей статье. Итак, мы узнаем:

  • как происходит ведение делопроизводства в медицинских учреждениях;
  • как оформить личное дело работника медучреждения;
  • на какие особенности кадрового делопроизводства в медицинских учреждениях следует обратить внимание.

Не пропустите: главные изменения в кадровой работе Что принято и вступило в силу в этом месяце.

Рекомендации по нормированию труда ветеринарных специалистов

  • Журнал регистрации внепланового инструктажа по охране труда на рабочем месте
  • Журнал регистрации повторного инструктажа по охране труда на рабочем месте
  • Порядок проведения проверки знаний по охране труда медицинских работников
  • Приказ о проведении проверки знаний требований охраны труда медицинских работников (образец заполнения)
  • Программа инструктажа по охране труда и технике безопасности на рабочем месте
  • Приказ об организации проведения инструктажа по охране труда
  • Приказ о списке работников, направляемых на обучение по охране труда
  • Приказ об отстранении от работы работника, не прошедшего в установленном порядке обучение и проверку знаний и навыков в области охраны труда
  • Личная карточка прохождения обучения (образец заполнения)
  • Г.

Кадровое делопроизводство в медицинских учреждениях

Читайте по теме в электронном журнале Оформление личного дела работника медучреждения Личное дело заводится на постоянных сотрудников медицинского учреждения, и оно включает в себя все документы, оформленные во время устройства на работу.

Позже в личное дело будут добавлены и другие документы – например, аттестационные листы, характеристики, должностные инструкции и пр.
Личное дело каждого сотрудника формируется в отдельной папке, и хранится в одном экземпляре в установленный период. На документы личного дела должна быть составлена внутренняя опись.

В личное дело могут быть внесены дополнения и изменения только при наличии основания – например, приказа руководителя организации о переводе сотрудника на новое место.

Ветеринарная деятельность в частной

Документальное оформление нарушений правил охраны труда:

  1. Уведомление о предоставлении объяснений.
  2. Журнал учета предписаний специалиста охраны труда
  3. Акт о результатах работы комиссии.
  4. Акт об отсутствии письменного объяснения работника.

Кроме оказания помощи в ведении кадрового учета в медицинской организации наши специалисты помогают вести миграционный учет иностранных медицинских работников.

Кадровый учет в медицинской организации

Штатная расстановка — это форма расписания с внесенными ФИО работников в соответствии с занимаемыми должностями. График отпусков (ф. Т-7) отражает информацию о времени предоставления ежегодных отпусков всем работникам. Составляется на год.

Его утверждает директор по согласованию с профорганом. Документ должен оформляться минимум за 2 недели до нового года. Занесенные в него данные обязательны для исполнения, как сотрудниками, так и работодателями. Исключение составляют льготники.

Образец Т7 График включает следующие реквизиты:

  • название подразделения;
  • наименование должности;
  • ФИО и табельный номер труженика;
  • число дней отпуска;
  • даты ухода в отпуск по плану и факту;
  • основание переноса отпуска, предположительная дата.

За 2 недели до отпуска сотруднику сообщают об этом.
Обычно она состоит из следующих шагов:

  1. Изучение актуальных нормативов.
  2. Определение списка требуемых документов.
  3. Составление плана дальнейшей работы организации.
  4. Определение ответственных за документы лиц.
  5. Формирование штатного расписания.
  6. Проверка правильности приема сотрудников, перемещений, кадровых перестановок, увольнений.
  7. Определение законности режима труда на предприятии.

Особенности у ИП с наемными работниками Предприниматель принимает персонал на работу по стандартному сценарию.

Источник: //s-help.ru/osobennosti-kadrovogo-deloproizvodstva-v-veterinarii/

Методика кадрового делопроизводства (стр. 1 из 15)

Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии

ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ РАБОТЫ С ПЕРСОНАЛОМ

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

2.1.1. Понятие и структура персональных данных

2.1.2. Принадлежность персональных данных

2.1.3 . Требования к обработке персональных данных

2.1.4. Требования к передаче персональных данных.

2.1.5. Права работника

2.1.6. Структура кадровой информационно-документационной системы

2.1.7. Кадровая служба как накопитель документированных персональных данных

2.2. ХАРАКТЕРИСТИКА КАДРОВОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ

2.2.1. Нормативная и нормативно-справочная документация

2.2.2. Плановая кадровая документация

2.2.3. Организационно-правовая документация

2.2.4. Персональная документация

2.2.5. Договорная документация

2.2.6. Распорядительная документация

2.2.7. Унифицированные формы приказов по личному составу

2.2.8. Учетная документация

2.2.9. Документация по учету рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда

2.2.10.Отчетная и отчетно-справочная документация

2.3. ИСТОЧНИКИ ПОДБОРА ПЕРСОНАЛА ДЛЯ ОРГАНИЗАЦИИ

2.3.1. Процесс подбора персонала

2.3.2. Методы активного подбора персонала

2.4. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРИЕМА ГРАЖДАН НА РАБОТУ

2.4.1. Технологическая цепочка приема граждан на работу

2.4.2. Технологическая цепочка приема на работу руководящего состава, специалистов, научных, научно-педагогических и некоторых других категорий работников

2.4.3. Технологическая цепочка приема на работу лиц, функциональные обязанности которых будут связаны с владением конфиденциальной информацией

2.4.4. Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

2.4.5. Контроль достоверности персональных документов

2.4.6. Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу

2.4.6.1. Резюме

2.4.6.2.Личный листок по учету кадров

2.4.6.3.Автобиография и справка

2.4.6.4.Рекомендательное письмо и характеристика

2.4.6.5. Представление к назначению на должность

2.4.7. Процесс изучения кандидатов на должность

2.4.7.1. Собеседование с кандидатами на должность

2.4.7.2.Опрос третьих лиц

2.4.7.3.Порядок принятия решения о приеме на работу

2.4.8.Заключение трудового договора

2.4.9. Издание приказа о приеме на работу

2.5. СОСТАВ ПРОЦЕДУР И ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПЕРЕВОДА СОТРУДНИКОВ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

2.5.1. Технологическая цепочка перевода сотрудника на другую работу

2.5.2. Документирование инициативы о переводе на другую работу

2.5.3. Документирование решения о переводе на другую работу

2.6. ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ ПРОЦЕДУРЫ УВОЛЬНЕНИЯ РАБОТНИКА

2.6.1. Документирование процедуры увольнения по инициативе работника

2.6.2. Документирование процедуры увольнения по инициативе работодателя

2.6.3. Составление приказа об увольнении работника

2.6.4. Особенности увольнения работника, обладающего знанием конфиденциальной информации организации

2.1. ПЕРСОНАЛЬНЫЕ ДАННЫЕ И ИХ ДОКУМЕНТИРОВАНИЕ

Управление персоналом предполагает выполнение комплекса функций, связанных с про­гнозированием и планированием трудовых ресурсов, подбором и расстановкой кадров, ор­ганизацией и координацией их работы, контролем за ходом ее выполнения.

2.1.1. Понятие и структура персональных данных.

Персоналличный состав или совокупность работников (тру­довой коллектив) учреждения, предприятия, фирмы, подразделяемый обычно на группы по профессиональным или служебным признакам (руководящий персонал, технический персо­нал, обслуживающий персонал и т.д.

), месту работы (персонал конструкторского бюро, пер­сонал отдела и т.п.). Под персоналом мы обычно подразумеваем всех лиц, имеющих трудо­вые отношения с данной организацией. Термин стал широко использоваться в России с на­чала 1990-х гг.

как синоним личного состава, кадров, трудового коллектива.

В соответствии с Трудовым кодексом управление персоналом основывается на социаль­ном партнерстве, под которым понимается система трудовых отношений, направленных на обеспечение согласованности интересов работников и работодателей.

Соглашение между работником и работодателем предусматривает личное выполнение работником за плату тру­довой функции, соблюдение им правил внутреннего трудового распорядка при обеспечении работодателем условий труда, предусмотренных трудовым законодательством, коллектив­ным договором, соглашениями, трудовым договором.

К персональным данным мы относим: все биографические сведения гражданина, его образование, специальность, занимаемую должность, наличие судимостей, адрес места жи­тельства, домашний телефон, состав семьи, место работы или учебы членов семьи и родст­венников, характер взаимоотношений в семье, размер заработной платы, содержание тру­дового договора (контракта), состав декларируемых сведений о наличии материальных ценностей, содержание декларации, подаваемой в налоговую инспекцию, и т.п. Следует на­помнить, что эти данные могут использоваться не только при реализации трудовых право­отношений, но и возникать, обрабатываться в ходе других событий – при обретении граж­данином права на получение персональных документов (паспорта, диплома, аттестата), в медицинской практике, решении жилищных вопросов, регистрации актов гражданского состояния и многих других.

Персональные данные всегда документируются. Например, в кадровой службе организа­ции они содержатся в:

• документации, связанной с подбором персонала;

• документации, сопровождающей процесс оформления трудовых правоотношений граж­данина (при решении вопросов о приеме на работу, переводе, увольнении и т.п.);

• документации по анкетированию, тестированию, проведению собеседований с канди­датами на должность;

• коллективных и трудовых договорах, соглашениях, устанавливающих трудовые взаи­моотношения сторон;

• подлинниках и копиях приказов по личному составу;

• документации личных дел, трудовых книжках сотрудников;

• делах кадровой службы, содержащих документы по планированию и организации ра­боты службы;

• делах, содержащих основания к приказам по личному составу;

• делах, содержащих материалы по повышению квалификации и переподготовке сотрудников, их аттестации, служебным расследованиям и т.п.;

• справочно-информационном банке данных (учетном аппарате) по персоналу – карто­теках, журналах, базах данных и др.;

• подлинниках и копиях отчетных, аналитических и справочных материалов, передаваемых руководству организации, руководителям структурных подразделений и служб;

• копиях отчетов, направляемых в государственные органы статистики, налоговые инспекции, вышестоящие органы управления, муниципальные и другие учреждения.

Любые персональные данные относятся к конфиденциальной информации, т. е. инфор­мации строго ограниченного и регламентированного доступа. В любых организационных структурах эта информация составляет служебную или профессиональную тайну.

Хотя, учитывая массовость и единое место обработки и хранения кадровой документации, соот­ветствующий гриф ограничения доступа на них не ставится.

Режим конфиденциальности персональных данных снимается в случаях обезличивания этих данных или по истечении 75 лет срока их хранения, если иное не определено законом.

2.1.2. Принадлежность персональных данных

Исходя из определения персональных данных можно выяснить, кто же является их собст­венником, держателем и пользователем.

Собственник любых информационных ресурсов, в том числе персональных данных, -это субъект, в полном объеме реализующий полномочия владения, пользования, распоряже­ния этими ресурсами. В трудовых правоотношениях субъектом, т. е.

собственником персо­нальных данных, может быть любой гражданин, к личности которого относятся персональ­ные данные и который вступил (стал работником) или изъявил желание вступить в соответ­ствующие отношения с работодателем.

Представлять интересы работника могут специаль­но уполномоченные им лица (например, адвокат, руководитель профсоюзного органа) или в установленных законом случаях попечитель, наследник и иные лица.

Субъектперсональных данных самостоятельно решает вопрос передачи работодателю своих персональных данных.

В связи с этим у субъекта персональных данных возникают серьезные основания на получение от работодателя гарантии использования персональных данных работника только в связи с условиями предполагаемого или заключенного трудового договора.

Отсюда следует обязанность работодателя обеспечить эту гарантию соответст­вующими организационными и технологическими мерами, защитить полученные данные от несанкционированного доступа и противоправного использования.

Работодатель, т. е. физическое лицо либо юридическое лицо (организация), вступив­ший в трудовые отношения с работником и получивший персональные данные работника, выступает в роли держателя этих данных.

Источник: //mirznanii.com/a/194799/metodika-kadrovogo-deloproizvodstva

Ведение кадрового делопроизводства от А до Я

Особенности кадрового делопроизводства в ветеринарии

Организация и ведение кадрового делопроизводства – прямая обязанность работников службы персонала.

В ситуациях создания новой организации, преобразования старой или иных вариантов реорганизации, руководству и отделу кадров надо знать основные моменты работы: обучение и поиск сотрудников, прием, перевод и увольнение персонала, а также правила как архивного, так и оперативного хранения документов.

Грамотная организация кадрового делопроизводства как основа стабильности фирмы

В любой организации, независимо от формы собственности, есть персонал. Он отличается по численности и составу, по выполняемым функциям и уровню квалификации. Задача отдела кадров – сделать так, чтобы все вопросы и проблемы, связанные с сотрудниками предприятия, решались максимально оперативно и грамотно.

Стабильная работа организации напрямую зависит от ее сотрудников. Первейшая задача службы персонала – грамотный и своевременный подбор работников, ведение кадрового делопроизводства в соответствии с законом и своевременная сдача документов в архив. Это основа стабильной работы любого предприятия.

Подготовка персонала для работы с кадрами

Инструкция по кадровому делопроизводству четко указывает на необходимость иметь профессиональную подготовку специалистам по персоналу. Однако на практике часто возникает проблема с подготовкой работников нужного профиля.

Высшие и средне-специальные учебные заведения не выпускают специалистов столь узкой квалификации, как «кадровое делопроизводство». Обучение обычно происходит уже на месте либо на профильных курсах. Также возможна подготовка сотрудника непосредственно на рабочем месте методом наставничества.

Кадровое делопроизводство обучение специалистов предполагает следующими способами:

  • переобучение на базе второго высшего образования;
  • получение высшего образования смежного профиля, например, «документоведение», «юриспруденция», «управление персоналом», «защита информации»;
  • обучение на специализированных долгосрочных курсах (не менее трех месяцев), с последующей сдачей экзамена;
  • практическая работа с последующим регулярным повышением квалификации.

Нормативные документы, регламентирующие работу кадровых служб

Деятельность отдела персонала и общая организация кадрового делопроизводства очень сильно зависит от действующего законодательства и внутренних регламентирующих документов. Эта особенность связана с нюансами работы с большим количеством персональных документов, которые часто являются конфиденциальными.

Делопроизводство в кадровой службе регламентируется следующими актами:

  • Конституция, Гражданский и Трудовой кодексы, а также частично Уголовный и Семейный;
  • законодательные акты по профилю организации в вопросах, касающихся работы с персоналом;
  • нормативные акты местного значения;
  • различные классификаторы, правила и инструкции федерального уровня;
  • внутренние нормативные документы, например, инструкция по кадровому делопроизводству;
  • приказы и распоряжения руководства.

Работники службы персонала обязаны неукоснительно соблюдать предписания нормативных актов и прежде всего Трудового кодекса.

Поиск и документальное оформление сотрудников

Ведение кадрового делопроизводства начинается с поиска и оформления персонала. Прежде всего, необходимо определиться с вариантами нахождения новых сотрудников. Среди них особо выделяются следующие:

  • агентства и бюро по трудоустройству;
  • государственная служба занятости;
  • ярмарки вакансий;
  • учебные заведения;
  • доски объявлений о должностях и резюме на различных ресурсах;
  • другие организации;
  • знакомые и друзья.

Все варианты поиска сотрудников имеют свои достоинства и недостатки, работник отдела персонала должен максимально использовать все возможности, чтобы закрыть вакансию.

Когда претендент найден, с ним проводится собеседование. Желательно, чтобы его ход фиксировался документально: так легче принять взвешенное решение о найме либо отказе.

В последнем случае человека письменно извещают о причине в течение пяти рабочих дней. Если претендент подходит на вакантную должность, то его следует зачислить.

С этого начинается оформление кадровой документации на конкретного сотрудника.

Этапы оформления приема на работу:

  • заключение трудового контракта;
  • издание приказа о приеме;
  • внесение записи в трудовую книжку нового сотрудника либо ее заведение;
  • оформление личной карточки;
  • если в организации принято – заведение личного дела;
  • ознакомление и подписание работником внутренних нормативных документов и инструкций.

Учетная документация по персоналу (личные карточки, штатное расписание)

Ведение кадрового делопроизводства предполагает обязательное оформление учетной документации, в частности, штатного расписания и личных карточек. Эти документы являются обязательными для организаций всех форм собственности.

Штатное расписание и численность должно быть актуальным и отвечать потребностям организации. В него вносят наименования всех должностей, количество ставок с указанием вакансий на данный период.

Личные карточки – это унифицированные документы, содержащие в себе краткие данные о трудовой деятельности работника и персональную информацию. Они подлежат строгому учету и специальным условиям хранения, в местах, предотвращающих их порчу и хищение.

Приказы по личному составу, отличия и особенности оформления

Общее делопроизводство в кадровой работе в основном выражается в приказах и распоряжениях руководства. Эти документы могут касаться как отдельных сотрудников, так и всего персонала в целом. Они отличаются по оформлению и особенностям введения в действие.

Большинство приказов и распоряжений, касающихся конкретных действий с сотрудником, имеют унифицированную форму. Они подлежат обязательному согласованию со всеми заинтересованными лицами и ознакомлению сотрудником под расписку. Копии кадровых распоряжений хранятся в личном деле, а оригиналы в отдельных папках.

Журналы по кадровому делопроизводству, правила оформления и хранения

Для учета движения документов делопроизводство в кадровой службе предполагает ведение специализированных журналов. Это табличные документы многостраничного формата, чаще всего унифицированные. Обычно их заводят либо в больших тетрадях, либо приобретают готовые в специализированных магазинах.

Виды кадровых журналов:

  • регистрации входящей и исходящей документации, в том числе писем;
  • регистрации приказов;
  • регистрации прибытия и убытия сотрудников в служебных командировках;
  • регистрации заявлений, представлений, уведомлений, должностных и служебных записок;
  • регистрации бланков трудовых книжек, их вкладышей;
  • книги учета движений различных кадровых документов и т. д.

Все журналы должны быть в обязательном порядке прошиты и опечатаны, а листы пронумерованы. Хранить их следует отдельно от всех документов. Желательно в сейфе или специальном шкафу.

Ведение личных дел не является обязательным. Однако большинство организаций в той или иной форме собирают документы сотрудника. Конечно, в одной папке делать это удобнее.

Личное дело – это комплекс документированных персональных сведений о работнике, собранных и сформированных в определенном порядке. В него могут входить самые разные документы и копии:

  • копии приказов о работнике;
  • копии заявлений;
  • копии документов, удостоверяющих личность, подтверждающих квалификацию, образование, льготы и семейное положение;
  • анкета;
  • характеристики и отзывы;
  • справки и т. д.

Личные дела включают в себя персональную информацию, они должны храниться в стороне от других документов. Доступ к ним разрешен только строго ограниченному кругу должностных лиц. При увольнении персонала, личные дела сдаются на архивное хранение.

Правила оформления, хранения и выдачи трудовых книжек, а также вкладышей

Все организации обязаны вести трудовые книжки на свой персонал, исключение – сотрудники, принятые по совместительству. При первичном приеме работодатель самостоятельно приобретает чистые бланки и делает в них первую запись. На титульный лист вносят соответствующие данные о работнике. Впоследствии необходимо следить за их актуальностью и вовремя вносить изменения.

На разворот основной части вносят записи о трудовой и общественной деятельности работника, его приеме постоянных переводах, увольнении. Все записи нумеруются в общем порядке и вносятся на основании приказа. Запись об увольнении сопровождается оттиском печати организации и подписью руководителя.

Записи в трудовой книжке делаются от руки, синей шариковой ручкой, четким и понятным почерком. Внимательно следите за актуальностью и достоверностью вносимых данных. Если необходимо исправить сведения, то их надо аккуратно зачеркнуть одной чертой и внести актуальную информацию. Данное действие обязательно подтверждается подписью руководителя и печатью.

Хранят трудовые книжки отдельно от других документов, в сейфе. Запрещено выдавать их на руки работникам или третьим лицам без специального постановления ответственных органов.

Особенности оперативного и архивного хранения кадровых документов

Хранение кадровых документов определяется их особой значимостью. Они содержат персональные сведения и являются конфиденциальными. Такие данные не подлежат несанкционированному разглашению. В противном случае на работников кадровой службы и руководителя организации налагается штраф.

Для организации правильного хранения кадровых документов в службе кадров желательно иметь отдельное помещение. Вход в него должен быть один и обязательно оборудоваться металлической дверью с сигнализацией.

Сами документы должны храниться в металлических шкафах или сейфах. Следует избегать доступа солнечного света и пыли, а также перепада температур и слишком большой влажности. Эти простые действия помогут сохранить персональные данные.

Источник: //FB.ru/article/244766/vedenie-kadrovogo-deloproizvodstva-ot-a-do-ya

Право и общество
Добавить комментарий