Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Приказ о введении номенклатуры дел

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.

Зачем нужна номенклатура и приказ на ее утверждение

Чтобы до конца понять роль приказа, следует для начала понять назначение самой номенклатуры.

Номенклатура — это документ, в котором отражается полный перечень дел, включающих в себя различного рода внутренние бумаги организации.

Она не относится к строго обязательным документам, и, как правило, имеет распространение на крупных предприятиях и в государственных учреждениях. Представители малого бизнеса обзаводятся ею значительно реже, что, в общем, вполне понятно и логично.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен.

Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий. Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Иногда, особенно в бюджетных учреждениях, после составления номенклатуры она согласовывается и утверждается специально созданной комиссией. Однако, в коммерческих структурах, это правило не всегда соблюдается – здесь довольно часто руководство предприятия обходиться лишь соответствующим утверждающим приказом, изданным от лица директора.

Приказ не только вводит номенклатуру в действие, но и позволяет обеспечить прописанную в законе обязанность по надлежащему содержанию и хранению актуальных и архивных дел.

Кто пишет приказ

Составлением номенклатуры обычно занимается документовед или делопроизводитель, а вот написание приказа, утверждающего ее, входит в компетенцию другого работника: чаще всего это юрисконсульт, кадровый специалист или секретарь организации, т.е. человек облеченный определенного рода полномочиями, имеющий знания и навыки по написанию распорядительных документов.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа

Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел. В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила

Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы. Однако, независимо от того, какой именно способ будет выбран, в документ следует внести ряд определенных параметров:

• номер и дату создания приказа;
• наименование организации;
• сведения об утверждаемой номенклатуре: ее номер, год, на который она составлена и прочие сведения (по необходимости);
• список лиц, ответственных за исполнение приказа.

Надо отметить, что любой приказ должен иметь под собой какое-то основание. В данном случае достаточно написать что-нибудь вроде: «В целях обеспечения норм по содержанию и хранению документов» или дать прямую ссылку на соответствующий закон.

Как оформить приказ: основные правила

Строгих норм по оформлению приказа на сегодня также не существует: его можно писать в рукописном или печатном виде, на простом чистом листе А4 или даже А5 формата, или на фирменном бланке компании.

При этом следует учесть, что приказ должен иметь оригинал подписи руководителя предприятия или иного работника, уполномоченного на удостоверение подобного рода бумаг.

Проштамповывать приказ печатью можно, но не обязательно, поскольку он относится к внутреннему документообороту организации, к тому же с 2016 года использование печатей и штампов юридическими лицами законодательно отменено.

Весь период действия приказ должен храниться в специально отведенном месте, вместе с другими распорядительными документами. После утраты актуальности, его необходимо передать в архив фирмы, где он должен содержаться на протяжении установленного законом времени. Затем его можно утилизировать (также по строго определенному порядку).

Образец приказа

В начале документа указывают:

• наименование организации, по которой создается приказ;
• номер приказа по внутреннему документообороту;
• дата составления;
• населенный пункт, в котором действует предприятие.

После этого идет основная часть – сначала сюда следует внести основание для приказа, т.е. обозначить цель его создания.

Далее за словом «Приказываю» отдельными пунктами фиксируется факт утверждения номенклатуры, даются указания начальникам структурных подразделений и назначается ответственное за исполнение приказа лицо.

При необходимости эту часть документа можно расширить за счет добавления каких-то дополнительных распоряжений.

В заключение приказ необходимо заверить подписью директора, а также лица, ответственного за его выполнение.

Трудовое право и КДП

Трудовое право, кадровое делопроизводство и охрана труда

• Home
• /
• Кадровые документы
• /
• Прочее
• /
• Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Составляем приказ об утверждении номенклатуры дел

Для чего нужен приказ об утверждении номенклатуры дел? Начнем с того, что такое номенклатура дел. Это документ, в котором перечислен состав дел, формируемых в организации, с указанием сроков их хранения.

В номенклатуру включают все дела, которые заводят в организации, в т.ч. заявления сотрудников, справки с места работы, книги учета, переписку со сторонними организациями и пр.

Номенклатура на предстоящий календарный год составляется в конце текущего года и завершается эта работа изданием приказа об утверждении номенклатуры дел.

Так как данный вид приказа не относится к унифицированным и составляется в произвольной форме, предлагаю вам свой образец его оформления.

Читайте так же:  Адвокат валяев алексей васильевич

Приказ об утверждении номенклатуры дел (образец)

17.12.2016 г. № 14
Москва

Об утверждении номенклатуры дел ООО «Архив» на 2017 год

Источник: https://burlando.ru/2649-prikaz-o-vvedenii-nomenklatury-del

Приказ о подготовке номенклатуры дел образец

Также на практике, перечисленные в вопросе документы можно хранить непосредственно в личном деле работника. В свою очередь, в соответствии со статьей 656 указанного перечня «Личные дела работников» хранятся 75 лет.

Следовательно, можно сделать вывод, что если документы об изменении условий трудового договора (уведомления, предложения вакансий, акты) хранятся непосредственно в личном деле работника, то хранить данные документы необходимо также как и само личное дело, т.е. 75 лет.

Составлением самого перечня дел занимается, как правило, делопроизводитель или секретарь. Тогда как разработка приказа, с учетом потребностей компании, ложится на плечи более квалифицированного работника — юриста, кадровика, бухгалтера.

После составления текста распоряжения он передается для утверждения директору предприятия.
Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец его может понадобиться, когда необходимо официально закрепить структуру документооборота фирмы.

По теме: методические разработки, презентации и конспекты

Общему отделу (Тарарайко О.А.) направить в отделы выписки из соответствующих разделов номенклатуры дел для использования в работе.

Что касается приказа об утверждении номенклатуры дел как самостоятельного нормативного акта, он чаще всего применяется именно в частных структурах.

В госструктурах номенклатура утверждается посредством подписания ее унифицированной формы, также закрепленной в правилах Росархива (приложения 7 и 8).

Ответственность во время проведения массовых мероприятий, утренников, развлечений, занятий возложить на работников, ответственных за проведение данных мероприятий.

Для чего нужен приказ о номенклатуре дел

В нем содержится информация о том, какие документы и в каком подразделении следует вести, кто с ними должен работать, где и в течение какого времени они должны храниться.

В соответствии с п. 1 ст. 17 ФЗ «Об архивном деле» от 22.10.2004 № 125-ФЗ организации всех типов, а также ИП обязаны обеспечивать сохранность архивных документов (в частности, тех, которые касаются личного состава) в течение законодательно установленных сроков.

В распоряжении следует отразить цель его создания, а после реквизита “Приказываю” перечислить необходимые мероприятия по внедрению номенклатуры.

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры. ФАЙЛЫСкачать бланк приказа об утверждении номенклатуры дел .

Для чего необходим приказ об утверждении номенклатуры дел

При небольшом документообороте составлять номенклатуру не имеет смысла. Группируют документы в дела обычно крупные компании, где их численность мо жет составлять сотни.

Затем документ оправляется на согласование экспертно-проверочной комиссией в Государственный архив в отношении бумаг, подлежащих постоянному хранению.

Цель проведения мероприятия:1.Стимулировать познавательную активность участников.2.Привитие навыка коллективного поиска взаимоприемлемых вариантов3.Отработка коммуникативных навыков… Процедура утверждения номенклатуры дел в частных фирмах законодательством РФ не регламентирована. Другое дело — бюджетные организации.

Пример оформления приказа о создании экспертной комиссии Общество с ограниченной ответственностью «А» (ООО «А») ПРИКАЗ 05.01.2009 N 7 г.

Минск О создании экспертной комиссии и проведении экспертизы ценности документов В целях обеспечения качественного отбора на хранение и уничтожение документов и дел, образующихся в деятельности ООО «А», ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Создать экспертную комиссию в составе: Председатель — зам. директора П.А.Кушнер Секретарь — секретарь-референт М.

В.Полозкова Члены комиссии: 1. Главный бухгалтер Г.Б.Ткацевич 2. Юрисконсульт П.Н.Поликарпов 3. Зав. архивом Д.Н.Музыкина 4. … 2.
Кроме того, при утверждении номенклатуры в частных фирмах, как правило, исключается этап одобрения документа экспертной комиссией, которая учреждается на ведомственном уровне.

Ознакомиться с образцом приказа о вводе номенклатуры дел в организации вы можете на нашем портале. Мы подготовили для вас образец документа, на основе которого может быть издан приказ, актуальный для вашей фирмы.

При этом, статья 654 указанного перечня содержит следующий вид документа «Письменные уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел» со сроком хранения 75 лет.Номенклатуру дел допускается утверждать двумя способами – приказом руководителя организации или грифом утверждения непосредственно на самом документе.

Приказ об утверждении номенклатуры дел следует подготовить, если вам необходимо задействовать административный ресурс для организации ведения делопроизводства – требуется сделать некие предписания, определить сроки выполнения, дать разъяснения и т.п.

Это особенно актуально в случае непланового развития ситуации, например при пересоставлении номенклатуры дел в середине года в связи с изменение структуры.

Такой способ организации номенклатуры дел также должен быть закреплен отдельным приказным документом руководителя предприятия.

В свою очередь, указанный выше Перечень не содержит таких видов документов как предложения вакансий и акт об отказе работника ознакомиться с документами. При этом, на практике эти документы рекомендуется хранить все же в личном деле работника.

Действия воспитателей и младших воспитателей во время передвижения воспитанников по зданию, выхода и возвращения с прогулки должны быть согласованы и четко организованы.

Издание приказа на утверждение номенклатуры дел — мероприятие периодическое. Как правило, в декабре издается распоряжение на следующий календарный год. Таким образом администрация может отслеживать текущий перечень задач и документов на новый отчетный период.

Порядок утверждения номенклатуры дел в госструктурах и частных фирмах

Воспитателям дошкольных групп проводить профилактическую работу с воспитанниками согласно перспективному плану знакомства детей с правилами пожарной безопасности, используя парциальную программу «Основы безопасности детей дошкольного возраста» (Р.Б. Стеркина, Н.А. Авдеева, О.Л.

Номенклатура дел образовательного учреждения имеет рекомендованную форму для заполнения, а соответственно, может изменяться и дополняться.

Приказ об утверждении номенклатуры дел, образец которого можно скачать ниже, составляется для закрепления избранного формата документооборота предприятия, в школе, детском саду или ином учреждении.
Если ваши коллеги исполнительны и хорошо знакомы с основными требованиями делопроизводства, то будет вполне достаточно и проще выбрать второй способ утверждения (без приказа).

Ознакомиться с иными фактами, касающимися использования номенклатуры дел на предприятии, вы можете в статьях: Узнавайте первыми о важных налоговых изменениях Есть вопросы? Получите быстрые ответы на нашем форуме!
Все разновидности документов по кадровому обеспечению, а также сроки их хранения приведены в Перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558.

Правила Росархива распространяются на государственные организации, а также негосударственные, но работающие с государственными документами. Вместе с тем нормам, утвержденным Росархивом, на практике следуют и многие частные фирмы.
В целях обеспечения безопасности жизни и здоровья воспитанников во время образовательного процесса, согласно приказу Комитета образования администрации г.

Не существует единого стандарта по разработке номенклатуры и приказа. Поэтому они составляются или в произвольной форме или по образцу, утвержденному учетной политикой компании.

Один из самых удобных способов учета документов на предприятии, соответствующий вышеотмеченным критериям, — ведение номенклатуры дел. Термин «дело» в данном случае принято понимать как категорию, группу однотипных источников.

Например, это могут быть приказы, личные карточки сотрудников, трудовые книжки.

Источник: https://poznavaymir.ru/administrativnye-dela/2343-prikaz-o-podgotovke-nomenklatury-del-obrazec.html

Приказ о разработке номенклатуры дел и сводной номенклатуры дел секретариата

Декабрь и январь для работников, ответственных за архивное хранение документов организации, – месяцы особенно активной работы с номенклатурой дел. Номенклатура – документ масштабный и требующий к себе особого внимания. При работе с ней возникает множество вопросов.

В статье распишем порядок действий с номенклатурой дел организации – от составления до утверждения на следующий год. ЧТО ТАКОЕ НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ И ДЛЯ ЧЕГО ОНА НУЖНА? Номенклатура дел – это систематизированный перечень документов, образующихся в деятельности организации, с указанием сроков их хранения, а по истечении календарного года – с указанием их количества.

Номенклатура дел является обязательным документом для федеральных органов исполнительной власти и государственных учреждений.

В больших компаниях, имеющих многочисленный штат сотрудников и множество структурных подразделений, все документы разносятся по определенным папкам, каждая из которых называется «дело». Количество таких папок может доходить до нескольких сотен. Для того, чтобы организовать их учет, создается специальный документ, в который заносятся:

• наименования дел;
• дата начала их ведения;
• срок хранения;
• количество томов и т.п. информация.

При этом в номенклатуру включаются и те дела, которые ведутся в текущее время и те, которые уже несколько устарели.

Номенклатура является периодическим документом и составляется, как правило, один раз в год – обычно в декабре, на год следующий.

Такая регулярность дает возможность администрации компании точно знать, с какими именно документами организация входит в следующий отчетный период.

Разработка номенклатуры дел: классика жанра

Конев Еще один вариант формулировки: в соответствии с п.11.2 Инструкции по делопроизводству, утвержденной приказом (номер, дата) директора общества, для усовершенствования процесса работы с документацией п р и к а з ы в а ю:

1. Утвердить номенклатуру дел организации на 2014 год, прилагаемую к приказу, и ввести ее в действие с 01.01.2015.
2. Руководителям отделов обеспечить процесс формирования и оформления дел в строгом соответствии с номенклатурой, утвержденной данным приказом.

Генеральный директор Д.Л. Конев Кроме того, вы можете при желании скачать приказ об утверждении номенклатуры дел в формате doc.

Приказ об утверждении номенклатуры дел

НД издается в 4 экземплярах:

1. Первый хранится в службе ДОУ;
2. Второй используется службой ДОУ в качестве рабочего документа;
3. Третий находится на хранении в ведомственном архиве в качестве учетного документа;
4. Четвертый хранится в государственном архиве, куда впоследствии будет передана документация компании.

Этап № 7 Наконец, заключительный, седьмой этап разработки НД — создание выписок из разделов НД по каждому структурному подразделению. Такая выписка используется при формировании дел и поиска документов.

Обычно ее прикрепляют ко внутренний стороне дверцы шкафа, в котором хранятся деловые бумаги и дела данного отдела.

Справка Важная информация После согласования с архивным учреждением следует уточнить созданную номенклатуру дел, перепечатать и утвердить у генерального директора. Она вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

Как упорядочить текущее делопроизводство

Чтобы НД приобрела юридическую силу, заключительным этапом визирования должно стать подписание ее генеральным директором компании. Этап № 6 Шестой этап — распечатка НД и тиражирование.

Рекомендации по составлению номенклатуры дел

В ходе повседневной деятельности любой организации производится огромное количество деловых бумаг. Если своевременно не приводить их в надлежащий порядок, то в скором времени работа офиса будет парализована. Порядок хранения деловых бумаг определяется номенклатурой дел.

Внимание

В настоящей статье будет рассказано, как ее составить. Из статьи вы узнаете:

• что включает в себя понятие номенклатуры дел;
• как составляется сводная номенклатура дел организации;
• как использовать в работе образец сводной номенклатуры дел.

Понятие номенклатуры дел Огромное количество бумаг, образующееся в процессе жизнедеятельности любого предприятия, нужно регулярно приводить в порядок. Если этого не делать, то со временем нужный документ просто невозможно будет найти.

Источник: http://prodhelp.ru/prikaz-o-razrabotke-nomenklatury-del-i-svodnoj-nomenklatury-del-sekretariata/

Приказ о составлении номенклатуры дел

Если компания небольшая, и в ней нет структурных подразделений, то в НД включают дела, организованные по функциям и задачам организации. В данном случае, разделами НД могут стать направления деятельности организации. Справка Например, НД театра может содержать следующие разделы:

1. Дирекция;
2. Отдел кадров;
3. Литературная часть;
4. Режиссура;
5. Художественно-постановочная часть;
6. Отдел реквизита;
7. Бухгалтерия.

Общий порядок составления и утверждения сводной номенклатуры дел Этап № 1 Первым, предварительным, этапом составления сводной НД организации должно стать изучение состава и содержания деловых бумаг, которые производятся в процессе функционирования компании.

Порядок разработки номенклатуры дел

Важно Приказ об утверждении номенклатуры дел — образец этого документа иногда требуется при организации ведения делопроизводства. Законодатель к форме и содержанию такого приказа требований не предъявляет, его разработка ведется по инициативе работодателя.

О том, как составить приказ о номенклатуре дел, расскажем в статье далее.

Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел? Составление приказа об утверждении номенклатуры дел Для чего необходим приказ, которым утверждается номенклатура дел? Законодатель в п. 1 ст. 17 ФЗ от 22.10.

2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» установил обязанность организаций, госорганов и ИП обеспечивать сохранность документов, в том числе тех, которые касаются личного состава, в пределах сроков, установленных соответствующим нормативным актом.

При этом, вне зависимости от того, кто непосредственно был занят созданием приказа, он должен передать документ на визирование директору предприятия.

Период действия приказа Приказ составляется ровно на тот срок, в течение которого действует текущая номенклатура дел.

В большинстве случаев он равняется одному году, но в некоторых организациях он может отличаться как в сторону расширения, так и в сторону сужения этого промежутка времени.

Как составить приказ: основные правила Единого стандарта по написанию приказа на утверждение номенклатуры дел нет, так что компании могут писать его в произвольной форме или же образцу, разработанному и утвержденному в учетной политике фирмы.

Номенклатура дел от а до я

Внимание Следующий пункт — вменение в обязанности начальникам структурных подразделений организации использовать в своей деятельности утвержденную номенклатуру. Последний пункт раздела — назначение лица, ответственного за исполнением приказа.

ДЛЯ СПРАВКИ: если ранее действовал приказ об утверждении номенклатуры на предыдущий календарный год, его необходимо отменить новым приказом, добавив пункт вида «Признать утратившим силу приказ ООО «Весенний день» от 01.10.2015 № 186 «Об утверждении номенклатуры дел на 2016 год»».

Завершает процесс издания приказа простановка подписи руководителя предприятия с подтверждением гербовой печатью организации.

Конечно, коллеги сами в течение года должны делать в своей номенклатуре соответствующие отметки, но на практике такая сознательность встречается редко. ■ Удаляем закрытые дела. Удаление из номенклатуры закрытых дел означает, что в ее проекте на следующий год этих дел уже не будет. Ни в коем случае не нужно их вычеркивать из номенклатуры дел текущего года. ■

При составлении проекта номенклатуры на следующий год каждое дело вносится в «свой» раздел уже в том порядке, который был установлен для расположения заголовков дел внутри раздела. Больше всего хлопот будет у составителя номенклатуры, если за год в оргструктуру организации были внесены изменения. Это означает, что структура номенклатуры дел на следующий год тоже изменится: новое подразделение займет в ней место согласно логике оргструктуры организации. Из-за этого изменятся все следующие за ним индексы подразделений и входящих в них дел.

Как мы уже говорили выше, готовый проект номенклатуры дел на будущий год проходит стандартную процедуру согласования и утверждения.

Таким образом, в первый день нового рабочего года организация уже будет работать по новой номенклатуре и одновременно начнет процесс закрытия «старой».

ЗАКРЫВАЕМ НОМЕНКЛАТУРУ ДЕЛ По завершении каждого календарного года, в январе, номенклатура дел за прошедший год закрывается.

• Конституционное право
• Предпринимательское право

Источник: http://buh-nds.ru/prikaz-o-razrabotke-nomenklatury-del-i-svodnoj-nomenklatury-del-sekretariata/

Об утверждении Сводной номенклатуры дел Федерального агентства по образованию, Приказ Рособразования от 06 февраля 2008 года №61

В целях организации работы с документами структурных подразделений Федерального агентства по образованию, систематизации, классификации и учета дел, определения сроков их хранения

приказываю:

1. Утвердить прилагаемую Сводную номенклатуру дел Федерального агентства по образованию на 2008 год.

2. Начальникам структурных подразделений Агентства, ответственным за ведение делопроизводства в управлениях использовать индивидуальные номенклатуры дел подразделений в текущей работе.

3. Контроль за ведением Сводной номенклатуры дел возложить на Административное управление.

РуководительН.И.Булаев

Номенклатура дел на 2008 год

УТВЕРЖДАЮРуководитель Федеральногоагентства по образованиюН.И.Булаев6 февраля 2008 года N 17-6-7/18

Источник: http://docs.cntd.ru/document/902089805

Приказ о составлении номенклатуры дел образец — Moneyprofy.ru

Приказ, утверждающий номенклатуру дел, составленный и подписанный по всем правилам, предоставляет номенклатуре статус действующего документа. Он является обязательным этапом в процедуре принятия текущей номенклатуры.