Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Содержание

Сколько хранятся должностные инструкции работников
Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой | Юридические консультации онлайн
Срок хранения должностных инструкций в организации
Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников
Срок хранения должностных инструкций после замены новыми
Срок хранения должностной инструкции после замены новой – СИЗ, нормы, инструкции

Сколько хранятся должностные инструкции работников

Поскольку Ваши подразделения – это не другая организация, то формально этот срок хранения к ним не относится, и, думаю, хранение копий в подразделениях до замены новыми не противоречит законодательству. Между тем, ответ на практический вопрос, должна ли быть должностная инструкция на предприятии, как доказала практика решения трудовых споров, однозначен – конечно, да.

Необходимо помнить основные требования квалификационных справочников в отношении основных категорий специалистов при составлении должностных инструкций (см. приложения 1 и 2). Должностные обязанности.

Должностные инструкции срок хранения в архиве

Должностная инструкция — документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкцией.

Она — главный организационно-правовой документ, регламентирующий деятельность сотрудника.

Что в должностной инструкции записано, то и спросится с сотрудника. Какие права в ней даны, те он и имеет.

Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения Срок хранения «до минования надобности» не может быть менее одного года. постановлением Минюста РБ от 19.01.2009 № 4)

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) Об изменении сроков хранения должностных инструкций (положений, инструкций о правах и обязанностях должностных лиц) Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда. Дома, в офисе, в поездке: ваша надежная правовая поддержка, всегда и везде.

Каждому техническому специалисту: строителю, проектировщику, энергетику, специалисту в области охраны труда.

Оперативное хранение кадрового документооборота.

Правила и сроки хранения документов, содержащих информацию по личному составу При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила: — раздельно группировать в дела документы постоянного и временного хранения; — помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с наименованием дел по номенклатуре; — помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса; — помещать положения вместе с основными документами; — приложения объемом свыше 100 листов следует группировать в отдельные дела, о чем в документе делается отметка; — документы в деле располагать в хронологическом порядке по дате регистрации документа, по нумерации; — соблюдать объем документов, которые должны помещаться в дело.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами: Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию: При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

Срок хранения должностных инструкций в организации

Обычно и типовые (примерные), и индивидуальные должностные инструкции готовятся самой организацией.

Они хранятся всего 5 лет. Также положено хранить трудовые договоры и личные карточки и дела работников. А личные дела руководителей хранятся и вовсе постоянно.

Также постоянно положено хранить договор, фиксирующий права и обязанности руководителя организации.

Обратите внимание, что документы, полученные от кандидатов, не принятых по каким-либо причинам на работу, все равно надо хранить на протяжении года. ДИ, являющиеся неотъемлемой частью трудового договора, хранятся вместе с ним.

Срок хранения должностных инструкций работников по технике безопасности

3 года после замены новыми Хранение должностных инструкций Должностные инструкции являются локальными нормативными актами продолжительного срока действия.

Наиболее удобным вариантом является централизованное хранение должностных инструкций в кадровой службе, которая знакомит с ними вновь принимаемых работников. Между тем в некоторых организациях данные документы хранятся в структурных подразделениях или в канцелярии.

Требования охраны труда регулируются разделом 10 Трудового Кодекса. Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. А теперь о сроках хранения: -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности.

Источник: http://152-zakon.ru/srok-hranenija-dolzhnostnyh-instrukcij-v-arhive-12444/

Сколько лет хранится должностная инструкция работника

Источник: https://sroorgru.com/skolko-hranyatsya-dolzhnostnye-instruktsii-rabotnikov/

Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой | Юридические консультации онлайн

Должностная инструкция – это локальный внутренний акт предприятия, четко определяющий функциональные обязанности работника, его права и ответственность, а также предназначение должности.

Законодательная база

Период хранения должностных инструкций регламентирован законодательными актами:

Приказ Минкультуры России №558 от 2010 года утверждает перечень кадровых документов подлежащих хранению, на основании этого акта и выполняется сохранность должностных инструкций.
Кроме этого в п. 77 данного законодательного акта указывается место хранения бумаги, устанавливающей правила работы штата с полным обеспечением сохранности идентификационных данных сотрудников согласно ст. 87 ТК РФ.
Кроме этого существует перечень №41, а с 2013 года перечень № 578/5 по периоду сохранности документации.
Обязанность организаций по сохранности бумаг, имеющих отношение к курированию работы персонала, закреплена в ст. 17 ФЗ №125 от 2004 года об архивном деле.
Ч. 3 ст. 6 этого же закона указывает на обязательность утверждения перечня кадровых бумаг с указанием сроков по каждому из них соответствующими ответственными структурами.
О периоде хранения должностных инструкций в новой редакции Приказа Минкультуры России №558 указано в разделе 1.2.
В ст. 8 ТК РФ и Письме Роструда №от 2004 года указаны обязанности работодателя по формированию и утверждению должностных инструкций.

Сколько должно быть экземпляров

Перед определением количества формируемых экземпляров должностной инструкции необходимо пройти определенные этапы по ее созданию:

Выделяются существующие должности на предприятии, так как для каждой из них согласно особенностям, выполняемых функций, составляется свой документ.
Заключение порядка о разработке должностной инструкции в отдельном Положении.
Принятие решения о ее создании, к примеру, отдельным распоряжением руководителя.
Формируется группа специалистов для ее разработки, обычно в не включены – юристы, мастера цехов, бухгалтера.
Определяется структура и содержание инструктажа.
Согласовывается, дорабатывается, определяется форма бланка.
Подписывается, утверждается и регистрируется.
Ознакомление работников с прочитанным под роспись – автограф доступно ставить на документе или на специальном ознакомительном листе.

При этом законодательством, в отличие от нормирования количества экземпляров трудового соглашения, к инструктирующей документации в этом плане особых требований не выдвигается.

В большинстве случаев оригинал документа существует один, но такая инструкция, это своего рода руководство в связи, с чем работникам выделяется на руки ее утвержденная и завизированная копия с целью нахождения ее на рабочем месте.

Однако существуют предприятия, где значение должностной инструкции является огромным, в результате чего создается трии экземпляра – для работника, отдела кадров и архивирования.

Варианты хранения документации

Согласно законодательству инструкции по персоналу должны храниться по месту составления и утверждения, то есть на предприятии. При этом обусловленное место для хранения руководитель вправе избирать самостоятельно, так как особых требований к этому пункту нет.

На тему “Срок хранения должностных инструкций сотрудников: где и сколько, после замены новой” мы собрали примеры документов, которые могут вас заинтересовать.

Кроме этого хранение должностных инструкций может осуществляться архивом или фирмами, оказывающими услуги по хранению документации.

С целью определение обязательного места для хранения руководитель вправе издать приказ, но это не обязательно.

Кроме этого нет строгих требований относительно регистрации документа, так как необходимость применения подобного этапа вправе определять работодатель самостоятельно.

Данный документ доступно хранить:

как самостоятельный локальный акт отдельно от прочей документации;
в совокупности с трудовыми соглашениями в качестве их неотъемлемой части.

При этом не стоит забывать о безупречной сохранности конфиденциальных данных.

Обязательные периоды в итоге замены новой редакцией

Законодательством определено два вида инструкции, чтобы уточнить хранение каждого из них:

Постоянному хранению подлежат типовые и унифицированные документы, разработанные, к примеру, отраслевыми структурами;

В течение 75 лет сохраняются индивидуальные должностные инструкции научных работников и работающих во вредных/опасных и тяжелых условиях, а также приравненных к ним;

Все остальные должны храниться на предприятии до прекращения его существования.

Иногда должностная инструкция нуждается в обновлении, при этом стоит понимать, что регулирующий права и обязанности документ может работать годами, не целесообразно его заменять ежегодно.

Замена может понадобиться, если:

сменилось наименование организации;
сменилось руководство;
произошла реорганизация;
произошла замена фамилии работника, к которому имеет отношение существующий вид документа;
при внесении изменений в сам документ, к примеру, в связи с установкой нового оборудования;
при изменении названия должности.

Замена документа на новую версию происходит по приказу руководителя.

В случае замены устаревшего шаблона должностной инструкции на новую редакцию, ее ранее дополнительно хранили 3 года, отсчитываемые с момента замены, но с 2013 года после некоторых изменений в правилах хранения и уничтожения документов до 5 лет.

То есть, старый документ, получивший обновление следует сохранять еще 5 лет с момента издания нового образца, новый в свою очередь храниться согласно общепринятым требованиям с учетом его вида – 75 лет или на постоянной основе.

В случае формирования документа, как обязательное приложение трудового договора, его хранят совместно с основным документом о сотрудничестве 75 лет, об этом сказано в п. 657 приказа № 558.

Таким образом, должностная инструкция:

Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Источник: https://advocat-zao.ru/zakon/srok-hraneniya-dolzhnostnyh-instruktsiy-sotrudnikov-gde-i-skolko-posle-zameny-novoy.html

Срок хранения должностных инструкций в организации

Однако, с моей точки зрения, 3 года после замены новыми — разумный срок и для хранения копий в подразделениях, — особенно, если речь реально идет о хранении одного лишнего скоросшивателя. Cris 24.11.2009, 23:44 Рискну уточнить.

Действующие ДИ — переходящие документы не законченные делопроизводством. Подлинные ДИ, замененные новыми, в данном случае и будут документами постоянного срока хранения. Копии в отделах — до минования надобности (ДМН). Т.е копии могут быть уничтожены сразу после замены новыми.

И, к слову, кем разрабатывется документ, не важно. Важно, кем он утверждается. ДИ обычно утверждаются руководством предприятия. Т.е. местом разработки будут не структурные подразделения, а организация в целом. Павел К. 25.11.

2009, 15:00 На мой взгляд, если работники расписывались на копиях инструкций в отделах, то есть смысл не уничтожать их сразу.

Рассмотрим общий порядок, не затрагивая некоторые особенности формирования положений о подразделениях и должностных инструкций в «переходящие» дела. Во-первых, необходимо уточнить сроки хранения документов.

Если в вопросе имеется в виду Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв. приказом Минкультуры России от 25.08.

2010 № 558; далее – ПТУД), то им установлены следующие сроки хранения: Фрагмент документа Показать Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утв.

Сроки хранения должностных инструкций работников в организациях

Внимание

Яна Камашило Источник: Асток — Деловая неделя Многие отчетные документы, даже те, которые не часто требуются для работы, по закону следует хранить 3 года, а некоторые по несколько десятков лет. В 2000 году был утвержден «Перечень типовых управленческих документов», образующихся в деятельности организаций, с указанием срока их хранения.

Так, в соответствии со ст. 17 закона «О бухгалтерском учете» предприятие обязано хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых правилами организации государственного архивного дела, но не менее 5 лет. Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании.

Срок хранения должностных инструкций

Важно

Правительства РФ от 15.06.

2009 № 477, с изменениями), в котором установлено, что дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив не ранее чем через 1 год и не позднее чем через 3 года со дня начала их использования или хранения в структурных подразделениях.

То есть утратившие силу положения и должностные инструкции (утвержденные оригиналы с отметками об ознакомлении, являющиеся экземплярами работодателя) после их замены новыми могут быть оставлены на хранение в структурных подразделениях на срок не более 3 лет.

Этот срок хранения и эту категорию документов необходимо учесть и при составлении графика проверки условий хранения документов и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях. Ежегодная проверка должна проводиться службой делопроизводства и архивом в плановом порядке.

Срок хранения должностных инструкций сотрудников

Сдавшему документы на хранение выдается свидетельство. Возвращение принятых на хранение документов производится по предъявлении свидетельства и описи либо по решению суда.

Однако наиболее распространенный и выгодный это третий вариант, вариант хранения документов в организации, осуществляющей такой вид деятельности, как архив. При этом заключается гражданско-правовой договор. Ответственность по хранению документов возлагается на сотрудников архива.

Правила и сроки хранения должностных инструкций сотрудников

Заключение

Таким образом, должностная инструкция:

Не подпадает под строгую регламентацию закона, как в момент ее создания и формирования количества экземпляров, так и относительно правил ее хранения.
Но при этом выделяются основные моменты относительно способов хранения, которые вправе выбрать работодатель.
Относительно срока хранения с учетом ее вида или способа формирования – самостоятельный документ или в качестве приложения к договору.

Поделитесь с друзьями в соц.сетях

Источник: https://investim.info/pravila-i-sroki-hraneniya-dolzhnostnyh-instrukciy-sotrudnikov/

Срок хранения должностных инструкций после замены новыми

Должностная инструкция — правовой акт, в котором расписаны обязательства, ответственность, требования, правила действий и прочие вопросы, касающиеся профессиональной деятельности работника предприятия. Такой документ является неизменной частью трудового соглашения. Работник должен неукоснительно выполнять условия инструкции.

Неутвержденная инструкция не имеет юридической силы. Утверждение является одним из способов удостоверения документа после его подписания.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.

1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Журнал регистрации должностных инструкций срок хранения статья

Руководители структурных подразделений наиболее рациональным способом могут определить субординацию персонала в подразделении, распределить функциональные обязанности среди подчиненных работников и решить другие связанные с назначением трудовых обязанностей вопросы.

Составленная инструкция должна быть согласована с работниками кадровой и юридической службы, а при необходимости — с другими заинтересованными лицами организации. После согласования должностная инструкция подписывается составителем и утверждается руководителем организации.

Экспертная комиссия организации может также принять решение о сроке хранения заверенных копий организационных документов.

При согласовании проекта номенклатуры дел для них может быть установлен обычный для копий документов срок хранения «До минования надобности», который, как правило, не может быть менее 1 года.

Чаще всего должностная инструкция вводится в действие для вакантной должности, то есть до поиска и приема на эту должность подходящего работника.

Документ оформляется в 3-х экземплярах, которые хранятся:

В отделе кадров.
У работника, на которого составлена инструкция.
У начальника подразделения, в подчинении которого находится сотрудник.

Должностная инструкция — локальный нормативный акт предприятия, устанавливающий обязанности сотрудников, занимающих определенные должности. В данной статье мы коснемся вопросов составления и хранения должностных инструкций.

Пояснение «после замены новыми» означает, что срок хранения должностных инструкций исчисляется с 1 января года, следующего за годом их замены новыми.

Акты о выделении документов к уничтожению оформляются структурными подразделениями самостоятельно, визируются архивом и проходят согласование экспертной комиссией организации.

На их основе служба делопроизводства и архив могут также готовить ежегодный сводный акт о выделении документов к уничтожению и организовывать централизованное уничтожение не подлежащих хранению документов.

Административная ответственность

Должностная инструкция – это локальный нормативный правовой акт, определяющий трудовой распорядок работников в организации (ст. 194 Трудового кодекса Республики Беларусь).

Она разрабатывается и утверждается нанимателем самостоятельно (часть вторая п.

10 Общих положений Единого квалификационного справочника должностей служащих, утвержденных постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 02.01.2012 № 1).

Что делать дальше с этим документом? Где он должен храниться? Каков срок хранения должностных инструкций? На основополагающие вопросы хранения, использования и учета документов отвечает Федеральный закон от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Несмотря на то, что обязанность по составлению должностных инструкций возложена только на государственные учреждения, частные организации также могут извлечь из этого документа значительную пользу. Должностная инструкция при условии ее правильного составления позволяет решить ряд задач:

рационально распределить функциональные обязанности сотрудников, определить связи между ними;
конкретизировать права и ответственность работников;
повысить личную и коллективную ответственность персонала;

При разработке учитываются нормы квалификационно-тарифного справочника, требования устава компании, а также Положения о подразделении. При указании характеристик сотрудника берется во внимание тип и уровень сложности выполняемых работ.Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст.

3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия.

По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.Кодекса РФ об административных правонарушениях. Итак, должностные инструкции могут храниться как по месту их разработки и утверждения, так и в иных организациях.

При этом типовые ДИ подлежат хранению на постоянной основе, индивидуальные ДИ — в течение 75 лет, а ДИ, которые были заменены их актуальными версиями, — в течение 3 лет с момента осуществления замены.

Ответственность за хранение этих документов несет руководитель компании.

В случае, если численность производственного предприятия менее 50 человек, то руководитель может возложить обязанности по охране труда на подготовленного сотрудника, в том числе – по совместительству, с письменного согласия работника и за дополнительную плату (ст. 60.2 ТК РФ).
Вопрос: Кем в организации должна осуществляться разработка должностных инструкций и положений об отделах? Где должны храниться данные документы?

Что касается типовой (примерной) должностной инструкции, она, согласно Приказу, подлежит постоянному хранению в организации, которая ее разработала, а ее заверенные копии в других организациях (если такое предусмотрено делопроизводством организации) имеют непродолжительный срок хранения — он составляет 3 года, после того как последует замена недействующих редакций должностных инструкций новыми.

Должностные инструкции разрабатываются на имеющиеся в штатном расписании должности, а не на конкретных работников. Для любого работника, претендующего на вакантную должность (профессию) в данной организации, будет действовать одна и та же инструкция. Поэтому после увольнения работника его должностная инструкция не уничтожается.

Впрочем, на многих предприятиях предпочитают хранить должностные инструкции в структурных подразделениях или в канцелярии. Как обновить должностные инструкции с учетом профстандартов Сроки хранения должностных инструкций сотрудников Иногда после составления и утверждения должностной инструкции возникают дополнительные вопросы.

Ведение кадрового делопроизводства в любой организации обусловлено требованием законодательства и различной ценностью кадровой информации.

Источник: https://matrix66.ru/sudebnaya-praktika/2946-srok-khraneniya-dolzhnostnykh-instrukciy-posle-zameny-novymi.html

Срок хранения должностной инструкции после замены новой – СИЗ, нормы, инструкции

Меню

— Новости — Срок хранения должностные инструкции работников

Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Общий срок хранения должностных инструкций и срок хранения должностной инструкции после замены новой Где должны храниться должностные инструкции сотрудников Должностные инструкции (далее также — ДИ) сотрудников должны храниться по месту разработки или утверждения (п.

77 приказа Минкультуры России от 25.08.2010 № 558). Обычно они хранятся по месту нахождения организации-работодателя. Конкретное место хранения работодатель может определить самостоятельно, т. к. специальных рекомендаций на этот счет компетентные госорганы не дают.

Вместе с тем ДИ могут передаваться на хранение и в иные организации, например:

в архивы;
фирмы, предоставляющие услуги по хранению документов, и т. д.

Место хранения ДИ может быть определено положением о ДИ организации, хотя данный документ не является обязательным.

Срок и место хранения должностных инструкций сотрудников

Если же обязанности по охране труда ни за кем не закреплены, ответственность за нарушения несет руководитель компании. А теперь о сроках хранения: -Инструкции сотрудников по охране труда и технике безопасности. (Срок хранения – постоянно.) -Журнал регистрации инструктажных мероприятий; (Срок хранения 10 лет.)

Это лучший ответ дополнение к ответу: Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов Российской Федерации, государственных органов субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления и учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения п.27. Правила, инструкции, регламенты: а) по месту разработки и/или утверждения — Пост.* б) в других организациях — 3 г.